Por Laíza Felix, Revista Administradores
A vida acadêmica é dura: fins de semana na companhia dos livros e madrugadas dedicadas a terminar o trabalho de conclusão de curso são algumas situações que qualquer estudante de graduação conhece muito bem, pois viveu todas elas. No entanto, todos esses sacrifícios são recompensados ao fim do curso com uma incrível festa de formatura. É a hora de celebrar, com todas as pessoas queridas, uma conquista para a qual nos preparamos durante toda a vida escolar: o diploma universitário.
Mas esse momento também é resultado de muito trabalho. Organizar uma festa de formatura requer planejamento financeiro, compromisso dos formandos com a arrecadação da quantia necessária para as despesas, além de prevenção contra eventuais – e cada vez mais frequentes – golpes de empresas organizadoras para que, no dia da festa, só existam motivos para comemorar.
Quanto antes, melhor
Para chegar ao tão aguardado dia de trajes de gala, champanhe e muita alegria, é preciso começar cedo. Acredite: enquanto você ainda comemora sua aprovação no curso, já é hora de pensar em como vai querer celebrar o seu fim. "Seria interessante que os alunos que estão ingressando no primeiro ano já fizessem um levantamento. É lógico que não dá pra contar com a participação de todos por que, justamente no primeiro ano, há um índice de evasão muito alto. Mas, reunindo o máximo de alunos interessados, já dá pra iniciar", afirma o economista Emerson Castello Branco, da CBS Consultoria.
A distância entre o momento em que a turma decide promover sua festa e a data da formatura interfere bastante nos valores das parcelas, já que esse intervalo de tempo compreende boa parte da duração do curso. Por isso a antecedência é tão importante: "quanto mais cedo começar o seu planejamento, menores vão ser as parcelas que você terá que depositar para, no fim do curso, chegar ao valor necessário", explica Emerson. Ou seja, se a sua turma demorar para pensar na formatura, pode se preparar para desembolsar mais dinheiro em menos tempo.
Planejamento e Pesquisa
Reunidos os interessados e eleita uma comissão de formatura, é hora de partir para o planejamento e a pesquisa, dois processos fundamentais na organização da festa – e também os maiores responsáveis pelo seu sucesso. É aí que surgem as primeiras dúvidas: que empresa contratar? Como se certificar de que ela é confiável? O que o contrato deve conter?
Para encontrar uma empresa que conjugue os desejos da turma com o valor que os estudantes podem pagar, só com muita pesquisa. Nessa hora, não economize nas perguntas. Informe-se sobre tudo. Isso vai garantir que o suado dinheirinho arrecadado para a festa se converta numa noite dos sonhos alguns meses (ou anos) mais tarde. Joyce Ajuz, coordenadora do Centro de Departamento de Pessoas da ESPM-RJ e professora do curso de Administração da instituição, dá algumas dicas para esse começo: "Peça referências, acompanhe alguma formatura organizada pela empresa antes de fechar o contrato e analise, no mínimo, três empresas", elenca.
Já Hélio Donin Jr, sócio diretor da Rede Nacional de Contabilidade (RNC), indica alguns procedimentos valiosos na investigação da idoneidade das empresas organizadoras que a comissão vai consultar: "Uma empresa de contabilidade conceituada pode verificar se a empresa está legalmente constituída, checando seu registro na Junta Comercial, sua inscrição na Receita Federal do Brasil, seu alvará de funcionamento e até certidões negativas. A consulta ao PROCON pode ser bastante interessante para saber se existe alguma reclamação sobre os serviços prestados".
Coloque seu conhecimento em prática
Mesmo que turmas de qualquer curso organizem suas festas de formatura, é na área de Administração que a tarefa tem um sabor especial. Afinal, essa é uma oportunidade de ouro para colocar em prática o que foi aprendido em sala de aula.
Natália Nascimento, aluna do 7º período de Administração em Negócios na ESPM-RJ, integra a comissão de formatura de sua turma e acredita que a tarefa que assumiu tem lhe proporcionado muitos aprendizados: "você tem que tomar decisões e liderar mas, ao mesmo tempo, tem que procurar agradar a turma, por que é uma festa coletiva", explica.
Já Alessandro Rodrigues, concluinte de Administração no Centro Universitário Plínio Leite (Unipli), em Niterói, Rio de Janeiro, atribui sua postura na comissão ao conhecimento adquirido em sala: "o curso ajudou a lidar com tudo. A gente pensa em trinta cabeças, não em quatro, por que precisamos ter flexibilidade pra lidar com outros pontos de vista e respeitar as diferenças", comenta.
Hélio Donin ressalta a importância de participar da comissão de formatura para a vida profissional do então formando de Administração: "É um interessante exercício de gestão. Aprender a gerir recursos coletivos e registrá-los adequadamente pode proporcionar ao integrante da comissão uma experiência que, futuramente, poderá ser aplicada à sua carreira. Como todos, independente da profissão, necessitarão gerir financeiramente suas atividades, o integrante da comissão, sem dúvidas, sai na frente", afirma.
Coisas que todo formando precisa saber
Alguns conhecimentos são valiosos na produção da festa de formatura – principalmente se a sua turma não vai contratar uma empresa organizadora
A comissão
Não tem jeito: por menor que seja a turma, é preciso eleger uma representação. Ela será responsável por tudo o que diz respeito à festa: abertura da conta bancária, pesquisas, visitas, reuniões, orçamentos, entre outras atribuições.
Os contratos
O comum acordo de uma turma em arrecadar dinheiro por meio de contribuições mensais visando cobrir as despesas da festa deve ser formalizado por meio de contrato. O documento deve instituir os integrantes da comissão, estabelecer o valor e a duração das mensalidades, os juros e as multas por atraso, as condições de devolução em caso de desistência, entre outras minúcias importantíssimas que evitarão problemas futuros.
A conta bancária
Em geral, as turmas optam por instituições como o Banco do Brasil e a Caixa Econômica Federal – onde muitos estudantes já têm suas próprias contas, o que facilita o pagamento das parcelas – que oferecem taxas especiais para comissões de formatura e até quatro titulares.
As datas
Não é só a festa que precisa ter uma data marcada. O vencimento das mensalidades e dos contratos, a entrada de novos formandos, etc, tudo tem que estar previsto ordenadamente. Um cronograma é uma opção simples e eficiente para esse acompanhamento temporal.
Os faturamentos extras
O dinheiro arrecadado com as mensalidades pode ser insuficiente. Esse problema pode ser resolvido com faturamentos extras através da venda de canetas, rifas, barraca de bebidas em calouradas, realização de festas, etc. Mas atenção: os custos desses faturamentos extras não podem sair da poupança da turma!
A prestação de contas
A critério da turma, periodicamente, a comissão deve apresentar balancetes financeiros para acompanhar o andamento da arrecadação e certificar a transparência da gestão. Os sites Comissão de Formatura (www.comissaodeformatura.com.br) e Tô Formando (www.toformando.com) oferecem sistemas on-line gratuitos de gestão financeira para comissões de formatura. Esses dispositivos facilitam o trabalho da comissão e a fiscalização dos alunos, mas não dispensam as reuniões.
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Siga o Prof. Milton Araújo no Twitter: @Milton_A_Araujo
Mas esse momento também é resultado de muito trabalho. Organizar uma festa de formatura requer planejamento financeiro, compromisso dos formandos com a arrecadação da quantia necessária para as despesas, além de prevenção contra eventuais – e cada vez mais frequentes – golpes de empresas organizadoras para que, no dia da festa, só existam motivos para comemorar.
Quanto antes, melhor
Para chegar ao tão aguardado dia de trajes de gala, champanhe e muita alegria, é preciso começar cedo. Acredite: enquanto você ainda comemora sua aprovação no curso, já é hora de pensar em como vai querer celebrar o seu fim. "Seria interessante que os alunos que estão ingressando no primeiro ano já fizessem um levantamento. É lógico que não dá pra contar com a participação de todos por que, justamente no primeiro ano, há um índice de evasão muito alto. Mas, reunindo o máximo de alunos interessados, já dá pra iniciar", afirma o economista Emerson Castello Branco, da CBS Consultoria.
A distância entre o momento em que a turma decide promover sua festa e a data da formatura interfere bastante nos valores das parcelas, já que esse intervalo de tempo compreende boa parte da duração do curso. Por isso a antecedência é tão importante: "quanto mais cedo começar o seu planejamento, menores vão ser as parcelas que você terá que depositar para, no fim do curso, chegar ao valor necessário", explica Emerson. Ou seja, se a sua turma demorar para pensar na formatura, pode se preparar para desembolsar mais dinheiro em menos tempo.
Planejamento e Pesquisa
Reunidos os interessados e eleita uma comissão de formatura, é hora de partir para o planejamento e a pesquisa, dois processos fundamentais na organização da festa – e também os maiores responsáveis pelo seu sucesso. É aí que surgem as primeiras dúvidas: que empresa contratar? Como se certificar de que ela é confiável? O que o contrato deve conter?
Para encontrar uma empresa que conjugue os desejos da turma com o valor que os estudantes podem pagar, só com muita pesquisa. Nessa hora, não economize nas perguntas. Informe-se sobre tudo. Isso vai garantir que o suado dinheirinho arrecadado para a festa se converta numa noite dos sonhos alguns meses (ou anos) mais tarde. Joyce Ajuz, coordenadora do Centro de Departamento de Pessoas da ESPM-RJ e professora do curso de Administração da instituição, dá algumas dicas para esse começo: "Peça referências, acompanhe alguma formatura organizada pela empresa antes de fechar o contrato e analise, no mínimo, três empresas", elenca.
Já Hélio Donin Jr, sócio diretor da Rede Nacional de Contabilidade (RNC), indica alguns procedimentos valiosos na investigação da idoneidade das empresas organizadoras que a comissão vai consultar: "Uma empresa de contabilidade conceituada pode verificar se a empresa está legalmente constituída, checando seu registro na Junta Comercial, sua inscrição na Receita Federal do Brasil, seu alvará de funcionamento e até certidões negativas. A consulta ao PROCON pode ser bastante interessante para saber se existe alguma reclamação sobre os serviços prestados".
Coloque seu conhecimento em prática
Mesmo que turmas de qualquer curso organizem suas festas de formatura, é na área de Administração que a tarefa tem um sabor especial. Afinal, essa é uma oportunidade de ouro para colocar em prática o que foi aprendido em sala de aula.
Natália Nascimento, aluna do 7º período de Administração em Negócios na ESPM-RJ, integra a comissão de formatura de sua turma e acredita que a tarefa que assumiu tem lhe proporcionado muitos aprendizados: "você tem que tomar decisões e liderar mas, ao mesmo tempo, tem que procurar agradar a turma, por que é uma festa coletiva", explica.
Já Alessandro Rodrigues, concluinte de Administração no Centro Universitário Plínio Leite (Unipli), em Niterói, Rio de Janeiro, atribui sua postura na comissão ao conhecimento adquirido em sala: "o curso ajudou a lidar com tudo. A gente pensa em trinta cabeças, não em quatro, por que precisamos ter flexibilidade pra lidar com outros pontos de vista e respeitar as diferenças", comenta.
Hélio Donin ressalta a importância de participar da comissão de formatura para a vida profissional do então formando de Administração: "É um interessante exercício de gestão. Aprender a gerir recursos coletivos e registrá-los adequadamente pode proporcionar ao integrante da comissão uma experiência que, futuramente, poderá ser aplicada à sua carreira. Como todos, independente da profissão, necessitarão gerir financeiramente suas atividades, o integrante da comissão, sem dúvidas, sai na frente", afirma.
Coisas que todo formando precisa saber
Alguns conhecimentos são valiosos na produção da festa de formatura – principalmente se a sua turma não vai contratar uma empresa organizadora
A comissão
Não tem jeito: por menor que seja a turma, é preciso eleger uma representação. Ela será responsável por tudo o que diz respeito à festa: abertura da conta bancária, pesquisas, visitas, reuniões, orçamentos, entre outras atribuições.
Os contratos
O comum acordo de uma turma em arrecadar dinheiro por meio de contribuições mensais visando cobrir as despesas da festa deve ser formalizado por meio de contrato. O documento deve instituir os integrantes da comissão, estabelecer o valor e a duração das mensalidades, os juros e as multas por atraso, as condições de devolução em caso de desistência, entre outras minúcias importantíssimas que evitarão problemas futuros.
A conta bancária
Em geral, as turmas optam por instituições como o Banco do Brasil e a Caixa Econômica Federal – onde muitos estudantes já têm suas próprias contas, o que facilita o pagamento das parcelas – que oferecem taxas especiais para comissões de formatura e até quatro titulares.
As datas
Não é só a festa que precisa ter uma data marcada. O vencimento das mensalidades e dos contratos, a entrada de novos formandos, etc, tudo tem que estar previsto ordenadamente. Um cronograma é uma opção simples e eficiente para esse acompanhamento temporal.
Os faturamentos extras
O dinheiro arrecadado com as mensalidades pode ser insuficiente. Esse problema pode ser resolvido com faturamentos extras através da venda de canetas, rifas, barraca de bebidas em calouradas, realização de festas, etc. Mas atenção: os custos desses faturamentos extras não podem sair da poupança da turma!
A prestação de contas
A critério da turma, periodicamente, a comissão deve apresentar balancetes financeiros para acompanhar o andamento da arrecadação e certificar a transparência da gestão. Os sites Comissão de Formatura (www.comissaodeformatura.com.br) e Tô Formando (www.toformando.com) oferecem sistemas on-line gratuitos de gestão financeira para comissões de formatura. Esses dispositivos facilitam o trabalho da comissão e a fiscalização dos alunos, mas não dispensam as reuniões.
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